Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов - Образец, бланк 2020 года

Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов. Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы. В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.

Файлы для скачивания:

Что представляет собой акт об уничтожении документов

По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации. Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию. Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

Кто занимается утилизацией документа

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным. Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции. Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание. За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Порядок проведения процедуры в 2020 году

1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(Видео: “Порядок уничтожения документов. “)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

• в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
• далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
• ниже пишется название документа;
• также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
• перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
• ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
• под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
• после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления. Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(Видео: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро. Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Образец акта об уничтожении документов

Хранение акта

Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет. Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны. Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.

В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам. Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг. Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

Скачать

0 0 голос

Рейтинг статьи

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

 УТВЕРЖДАЮ

 Председатель

 избирательной комиссии

 субъекта Российской Федерации

 _____________________________

 (инициалы, фамилия)

 "__" ______________ _____ г.

 АКТ

 от ______________________ N _________

 ____________________________________________

 (место составления)

 О выделении к уничтожению документов и дел,

 не подлежащих хранению

 На основании _________________________________________________

 (название и выходные данные перечня

__________________________________________________________________

 документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда

N _______________________________________________________________.

----T----------T---------T------------T-------T-----------T------¬

¦ N ¦Заголовок ¦ Дата ¦Индекс дела ¦Кол-во ¦Сроки хра- ¦Приме-¦

¦п/п¦ дела или ¦дела или ¦ (тома) по ¦ дел ¦нения (то- ¦чание ¦

¦ ¦групповой ¦ крайние ¦номенклатуре¦(томов,¦ма, части) ¦ ¦

¦ ¦заголовок ¦даты дела¦ или номер ¦частей)¦и номера ¦ ¦

¦ ¦ дела ¦ ¦ дела по ¦ ¦статей по ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦перечню ¦ ¦

+---+----------+---------+------------+-------+-----------+------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦

L---+----------+---------+------------+-------+-----------+-------

Итого _______________________________ дел за ________________ годы

 (цифрами и прописью)

 Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с Экспертно-проверочной комиссией

__________________________________________________________________

 (наименование архивного учреждения)

(протокол _____________ N ________).

__________________________________________________________________

 (наименование должности лица, проводившего экспертизу

 ценности документов)

 _________________ ________________________________

 (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии от _____________ N _______

Документы в количестве ______________________________________ дел,

 (цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в ___________________________________

 (наименование организации)

на переработку по приемосдаточной накладной от ___________________

 (дата)

N ______________.

__________________________________________________________________

 (должность работника, сдавшего документы)

 ______________ __________________________________

 (подпись) (инициалы, фамилия)

Изменения в учетные документы внесены.

__________________________________________________________________

 (должность работника, сдавшего документы)

 ______________ __________________________________

 (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению в администрации городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района Московской области

 УТВЕРЖДАЮ:

 Наименование должности

 руководителя

 ________ Расшифровка подписи

 (подпись)

 _________

 (дата)

 АКТ N _____

 О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ

 ДАЛЬНЕЙШЕМУ ХРАНЕНИЮ

 Мы, __________________________________________________________

 (перечислить фамилии, имена, отчества и должности лиц,

__________________________________________________________________

 составивших данный акт)

 На основании Перечня типовых документов с указанием сроков

хранения (М., 1989) отобраны к уничтожению как не имеющие

научно-исторической ценности и утратившие практическое значение

документы согласно номенклатуре дел администрации

__________________________________________________________________

 (наименование структурного подразделения)

----T---T--------------------T----------T---------------T--------¬

¦N ¦Год¦Заголовки и номера ¦Количество¦Номер статьи ¦Срок ¦

¦п/п¦ ¦дел ¦дел ¦по номенклатуре¦хранения¦

+---+---+--------------------+----------+---------------+--------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

L---+---+--------------------+----------+---------------+---------

Итого: за __________ год в акт N __________ внесено ______________

__________________________________ дел

 (прописью)

 ______________________________

 ______________________________

 ______________________________

 (подписи лиц, составивших акт)

Документы сданы на переработку ___________________________________

 (подпись лица, уничтожившего _______

 документ)

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 УТВЕРЖДАЮ

 АКТ Заместитель руководителя

___________ N _____ Департамента имущества города

О выделении к уничтожению Москвы

документов, не подлежащих ________________ расшифровка

хранению (подпись) подписи

 ______________________________

 (дата)

 На основании номенклатуры дел за ___________ год отобраны к

уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы, хранившиеся в ________

__________________________________________________________________

 (наименование структурного подразделения)

-----T----------T----------T-----------T--------------T----------¬

¦N ¦Заголовок ¦Крайние ¦Количество ¦Срок хранения ¦Примечание¦

¦п/п ¦дела или ¦даты ¦дел (томов,¦дела (тома, ¦ ¦

¦ ¦групповой ¦документов¦частей) ¦части) и ¦ ¦

¦ ¦заголовок ¦дел ¦ ¦номера статей ¦ ¦

¦ ¦дел ¦ ¦ ¦по перечню ¦ ¦

+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+----------+----------+-----------+--------------+-----------

Начальник Управления

___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

(наименование структурного

 подразделения)

___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

(ответственный исполнитель)

Акт составил:

___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

 (должность)

Документы в количестве _______________________________________ дел

 (цифрами и прописью)

весом ______________________ кг сданы в __________________________

 (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

N _________________________

Наименование должности

работника, сдавшего документы (подпись) (расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности

работника архива (службы (подпись) (расшифровка подписи)

ДОУ), внесшего изменения в

учетные документы

Дата

Форма А4 (210 x 297 мм)

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование суда Утверждаю

Акт __________ N __________ Председатель суда

___________________________ (судебной коллегии)

 (место составления)

 Подпись Расшифровка подписи

 Дата

 АКТ

 о выделении к уничтожению документов,

 не подлежащих хранению

На основании _____________________________________________________

 (название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

 с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение документы ____________

____________________________

 (название суда)

----T---------T------T-------T-----------T-------T--------T------¬

¦ N ¦Заголовок¦ Дата ¦Номера ¦Индекс дела¦Кол-во ¦ Срок ¦Приме-¦

¦п/п¦дела или ¦ дела ¦описей ¦(тома, час-¦ дел ¦хранения¦чание ¦

¦ ¦групповой¦ ¦(номен-¦ти) по но- ¦(томов,¦ дела ¦ ¦

¦ ¦заголовок¦ ¦клатур)¦менклатуре ¦частей)¦(наряда,¦ ¦

¦ ¦ дел ¦ ¦за ____¦или номер ¦ ¦ тома, ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦год(ы) ¦дела по ¦ ¦ части) ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦

+---+---------+------+-------+-----------+-------+--------+------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦

+---+---------+------+-------+-----------+-------+--------+------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+---------+------+-------+-----------+-------+--------+-------

Итого _____________________ дел за __________________________ годы

 (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией

__________________________________________________________________

 (наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ N __________________________________)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

проводившего экспертизу

ценности документов

 Дата

ОДОБРЕНО

Протокол экспертной комиссии суда

от __________________ N ________

Документы в количестве ________________________________ дел, весом

 (цифрами и прописью)

________ кг сданы

в

__________________________________________________________________

 (наименование организации)

__________________________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

__________________________________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

работника суда,

сдавшего документы

Изменения в учетные документы внесены:

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

работника, ответственного

за архив отдела дело/

судопроизводства, внесшего

изменения в учетные

документы

 Дата

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение 6 к Регламенту Департамента имущества города Москвы

УТВЕРЖДАЮ
АКТ Заместитель руководителя
___________ N _____ Департамента имущества города
О выделении к уничтожению Москвы
документов, не подлежащих ________________ расшифровка
хранению (подпись) подписи
______________________________
(дата)

На основании номенклатуры дел за ___________ год отобраны к
уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы, хранившиеся в ________
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)

-----T----------T----------T-----------T--------------T----------¬
¦N ¦Заголовок ¦Крайние ¦Количество ¦Срок хранения ¦Примечание¦
¦п/п ¦дела или ¦даты ¦дел (томов,¦дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦групповой ¦документов¦частей) ¦части) и ¦ ¦
¦ ¦заголовок ¦дел ¦ ¦номера статей ¦ ¦
¦ ¦дел ¦ ¦ ¦по перечню ¦ ¦
+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+----------+----------+-----------+--------------+-----------

Начальник Управления
___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(наименование структурного
подразделения)

___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(ответственный исполнитель)

Акт составил:
___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(должность)
Документы в количестве _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ______________________ кг сданы в __________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
N _________________________

Наименование должности
работника, сдавшего документы (подпись) (расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника архива (службы (подпись) (расшифровка подписи)
ДОУ), внесшего изменения в
учетные документы

Дата

Форма А4 (210 x 297 мм)

Оформление обложки кейса, Идентификация документов на уничтожение и снятие их с учета

Дизайн крышки корпуса

На крышке постоянного и длительного хранения в соответствии с государственным стандартом указывается:

- наименование организации и ее непосредственное подчинение на период создания документов, входящих в дело;

- наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

- указатель деловой документации по номенклатуре дел;

- номер дела годовой части истории болезни;

- название дела;

- число или последнее число первых и последних по дате составления документов дела;

- количество листов в файле;

- срок хранения дела или записи «сохранить постоянно»;

- архивный код дела (сначала карандашом, а после утверждения тушью опись).

При сдаче документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть место для наименования государственного архива, кодов государственного архива и организации агента по сбору средств.

Выбор документов для уничтожения и снятие их со счета

Одновременно с составлением описей на основе бухгалтерских документов составляются также документы, фиксирующие различные ситуации снятия документов с учета:

- о выделении на уничтожение документов, не подлежащих хранению;

- об аннулировании машиночитаемого документа;

- о непоправимом повреждении корпусов.

Основным из этих актов является Акт о порядке уничтожения документов, не подлежащих (дальнейшему) хранению . Акт включает все дела, истекшие в предыдущем году, независимо от этих сроков.

В организациях, не создающих документы для включения в Архивный фонд США, акты о выделении документов на уничтожение утверждаются их руководителями только после (одновременно) составления и утверждения годовых разделов списки случаев постоянного хранения и личного состава за те же годы, что и уничтоженные документы.

Акт позволял не перечислять заголовки каждого дела, а формулировать и указывать их обобщенные (групповые) названия, например экз. Приказов », переписки по экономическим вопросам и т. Д. Но необходимо перечислите номера описей (столбец 4) или индексы для номенклатур дел (столбец 5), разделенные запятыми. Для каждой группы дел необходимо указать дату первого и последнего документов (крайние сроки) и общее количество дел.Для каждой группы дел или отдельных дел, включенных в акт, необходимо еще раз указать основания их уничтожения - срок хранения и артикул (ы) по списку. В конце акта в итоговой записи содержится не только общая сумма, выделенная на уничтожение документов, но и информация (с номером и датой протокола) о том, что инвентаризация дел по персоналу и по основному бизнесу за годы , документы которых предполагается уничтожить, целиком оформлен.

Акт, согласованный с ЭК, утверждается директором, и только после этого организация может приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акте делается запись о дате и форме утилизации ящиков, но в стандартной форме предусмотрен только один способ утилизации - доставка в центр утилизации. Если используются другие способы утилизации, в акте делается запись, например:

На последнем этапе во все акты вносится еще одна запись о том, что в систему учета дела внесены необходимые исправления, с указанием даты и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица: Внесены изменения в бухгалтерские документы . Иностранные компании, работающие на внутреннем рынке по аутсорсингу документов при уничтожении

Глава 5 - Циркуляр 92

501. Нарушение авторских прав ³

(a) Любой, кто нарушает какие-либо исключительные права владельца авторских прав, как это предусмотрено разделами 106–122, или автора, как предусмотрено в разделе 106A (a), или кто импортирует копии или фонограммы в Соединенные Штаты в нарушение раздела 602, является нарушителем авторских прав или прав автора, в зависимости от обстоятельств. Для целей данной главы (кроме раздела 506) любая ссылка на авторское право считается включающей права, предоставленные разделом 106A (a).В данном подразделе термин «любое лицо» включает любое государство, любое учреждение государства и любое должностное лицо или служащего государства или учреждение государства, действующее в его или ее официальном качестве. Любое государство и любой такой орган, должностное лицо или служащий подпадают под действие положений настоящего раздела таким же образом и в той же степени, что и любой неправительственный субъект.

(b) Юридический или бенефициарный владелец исключительного права по авторскому праву имеет право в соответствии с требованиями раздела 411 возбудить иск о любом нарушении этого конкретного права, совершенном в то время, когда он или она является его владельцем.Суд может потребовать, чтобы такой владелец направил письменное уведомление о действии с копией жалобы любому лицу, которое, согласно записям Бюро регистрации авторских прав или иным образом, имеет или заявляет права собственности на авторское право, и требует, чтобы такое уведомление быть обслуживаемым любому лицу, чьи интересы могут быть затронуты решением по делу. Суд может потребовать присоединения и разрешить вмешательство любого лица, имеющего или заявляющего интерес в авторском праве.

(c) Для любой вторичной передачи по кабельной системе, которая воплощает исполнение или демонстрацию произведения, которое может быть возбуждено как акт нарушения согласно подразделу (c) статьи 111, телеканал, обладающий авторским правом или другой лицензией на передавать или выполнять ту же версию этой работы, для целей подраздела (b) данного раздела, рассматриваться как законный или бенефициарный собственник, если такая вторичная передача происходит в пределах локальной зоны обслуживания этой телевизионной станции.

(d) В отношении любой вторичной передачи по кабельной системе, которая рассматривается как акт нарушения в соответствии с разделом 111 (c) (3), следующие лица также должны иметь право предъявить иск: (i) первичный передатчик, передача которого была переделана кабельной системой; и (ii) любую радиовещательную станцию, в пределах локальной зоны обслуживания которой происходит вторичная передача.

(e) В отношении любой вторичной передачи, которая осуществляется спутниковым оператором связи исполнения или демонстрации произведения, воплощенного в первичной передаче, и влечет иски в качестве акта нарушения в соответствии с разделом 119 (a) (3), сеть Станция, имеющая авторское право или другую лицензию на передачу или исполнение той же версии этой работы, должна, для целей подраздела (b) данного раздела, рассматриваться как законный или бенефициарный владелец, если такая вторичная передача происходит в пределах локальной зоны обслуживания этого statio

Закон о защите личной информации и электронных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 (раздел 5) Принципы, изложенные в Национальном стандарте Канады, названном Типовым кодексом защиты личной информации, CAN / CSA-Q830-96

4.1 Принцип 1 - Подотчетность

Организация несет ответственность за личную информацию, находящуюся под ее контролем, и должна назначить лицо или лиц, которые несут ответственность за соблюдение организацией следующих принципов.

4.1.1

Ответственность за соблюдение организацией принципов возлагается на назначенное (ые) лицо (а), даже если другие лица в организации могут нести ответственность за ежедневный сбор и обработку личной информации. Кроме того, другие лица в организации могут быть делегированы действовать от имени назначенного лица (лиц).

4.1.2

Личность лица (лиц), назначенного (ых) организацией для надзора за соблюдением организацией принципов, должна быть сообщена по запросу.

4.1.3

Организация несет ответственность за личную информацию, находящуюся в ее владении или хранении, включая информацию, которая была передана третьей стороне для обработки. Организация должна использовать договорные или другие средства для обеспечения сопоставимого уровня защиты, пока информация обрабатывается третьей стороной.

4.1.4

Организации должны внедрять политики и практики для реализации принципов, включая

• (а) внедрение процедур для защиты личной информации;

• (б) установление процедур приема жалоб и запросов и ответа на них;

• (c) обучение персонала и доведение до персонала информации о политике и практике организации; и

• (d) разработка информации для объяснения политики и процедур организации.

4.2 Принцип 2 - Определение целей

Цели, для которых собирается личная информация, должны быть определены организацией во время или до момента сбора информации.

4.2.1

Организация должна задокументировать цели, для которых собирается личная информация, чтобы соответствовать принципу открытости (пункт 4.8) и принципу индивидуального доступа (пункт 4.9).

4.2.2

Определение целей, для которых личная информация собирается во время или до момента сбора, позволяет организациям определять информацию, которую они должны собирать для достижения этих целей.Принцип ограничения сбора (пункт 4.4) требует, чтобы организация собирала только ту информацию, которая необходима для целей, которые были определены.

4.2.3

Идентифицированные цели должны быть указаны во время или до момента сбора для лица, от которого собирается личная информация. В зависимости от способа сбора информации это может быть сделано устно или письменно. Форма заявки, например, может сообщать о целях.

4.2.4

Когда личная информация, которая была собрана, должна использоваться в целях, ранее не идентифицированных, новая цель должна быть определена перед использованием. Если новая цель не требуется по закону, требуется согласие лица, прежде чем информация может быть использована для этой цели. Для получения более подробной информации о согласии, пожалуйста, обратитесь к принципу согласия (пункт 4.3).

4.2.5

Лица, собирающие личную информацию, должны иметь возможность объяснять людям цели, для которых эта информация собирается.

4.2.6

Этот принцип тесно связан с принципом ограничения сбора (пункт 4.4) и принципом ограничения использования, раскрытия и хранения (пункт 4.5).

4.3 Принцип 3 - Согласие

Для сбора, использования или раскрытия личной информации требуются знания и согласие лица, за исключением случаев, когда это неуместно.

Примечание. При определенных обстоятельствах личная информация может быть собрана, использована или раскрыта без ведома и согласия лица.Например, юридические, медицинские или соображения безопасности могут сделать невозможным или непрактичным получение согласия. Когда информация собирается для обнаружения и предотвращения мошенничества или для правоохранительных органов, получение согласия отдельного лица может нарушить цель сбора информации. Получение согласия может быть невозможным или неуместным, если человек несовершеннолетний, серьезно болен или умственно недееспособен. Кроме того, организации, не имеющие прямых отношений с человеком, не всегда могут получить согласие.Например, получение согласия может оказаться непрактичным для благотворительной организации или фирмы прямого маркетинга, которая желает получить список рассылки от другой организации. В таких случаях ожидается, что организация, предоставляющая список, получит согласие перед раскрытием личной информации.

4.3.1

Согласие требуется для сбора личной информации и последующего использования или раскрытия этой информации. Обычно организация запрашивает согласие на использование или раскрытие информации во время сбора.В определенных обстоятельствах согласие на использование или раскрытие информации может быть запрошено после того, как информация была собрана, но до использования (например, когда организация хочет использовать информацию для цели, ранее не определенной).

4.3.2

Принцип требует «знания и согласия». Организации должны приложить разумные усилия для обеспечения того, чтобы лицо было проинформировано о целях, для которых будет использоваться информация. Чтобы согласие было значимым, цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы человек мог разумно понять, как информация будет использоваться или раскрываться.

4.3.3

Организация не должна в качестве условия поставки продукта или услуги требовать от физического лица согласия на сбор, использование или раскрытие информации сверх того, что требуется для выполнения явно указанных и законные цели.

4.3.4

Форма согласия, запрашиваемого организацией, может варьироваться в зависимости от обстоятельств и типа информации. При определении формы согласия на использование организации должны учитывать конфиденциальность информации.Хотя некоторая информация (например, медицинские записи и записи о доходах) почти всегда считается конфиденциальной, любая информация может быть конфиденциальной в зависимости от контекста. Например, имена и адреса подписчиков новостного журнала обычно не считаются конфиденциальной информацией. Однако имена и адреса подписчиков некоторых специализированных журналов могут считаться конфиденциальными.

4.3.5

При получении согласия разумные ожидания человека также имеют значение.Например, человек, покупающий подписку на журнал, должен разумно ожидать, что организация, помимо использования имени и адреса человека для почтовых отправлений и выставления счетов, также свяжется с этим человеком с просьбой о продлении подписки. В этом случае организация может предположить, что запрос физического лица представляет собой согласие для определенных целей. С другой стороны, человек не мог бы разумно ожидать, что личная информация, предоставленная медицинскому работнику, будет передана компании, продающей товары для здоровья, если не будет получено согласие.Согласие не может быть получено обманным путем.

4.3.6

Способы, которыми организация запрашивает согласие, могут различаться в зависимости от обстоятельств и типа собираемой информации. Организации обычно следует запрашивать явное согласие, когда информация может считаться конфиденциальной. Подразумеваемое согласие обычно уместно, когда информация менее конфиденциальна. Согласие также может дать уполномоченный представитель (например, законный опекун или лицо, имеющее доверенность).

4.3.7

Физические лица могут давать согласие разными способами. Например:

• (a) форму заявки можно использовать для получения согласия, сбора информации и информирования человека об использовании этой информации. Заполняя и подписывая форму, человек дает согласие на сбор и указанное использование;

• (b) поле для отметки может использоваться, чтобы позволить людям запрашивать, чтобы их имена и адреса не сообщались другим организациям.Предполагается, что лица, не отметившие поле, соглашаются на передачу этой информации третьим лицам;

• (c) согласие может быть дано устно, когда информация собирается по телефону; или

• (d) согласие может быть дано в то время, когда люди используют продукт или услугу.

4.3.8

Физическое лицо может отозвать согласие в любое время с учетом юридических или договорных ограничений и разумного уведомления.Организация должна проинформировать человека о последствиях такого отзыва.

4.4 Принцип 4 - Ограничение сбора

Сбор личной информации должен быть ограничен тем, что необходимо для целей, определенных организацией. Информация должна собираться справедливыми и законными способами.

4.4.1

Организации не должны собирать личную информацию без разбора. Как объем, так и тип собираемой информации должны быть ограничены тем, что необходимо для достижения поставленных целей.Организации должны указать тип информации, собираемой в рамках своей политики и практики обработки информации, в соответствии с принципом открытости (пункт 4.8).

4.4.2

Требование о том, чтобы личная информация собиралась справедливыми и законными способами, направлено на то, чтобы предотвратить сбор организациями информации путем введения в заблуждение или обмана людей относительно цели, для которой собирается информация. Это требование подразумевает, что согласие на сбор не может быть получено обманным путем.

4.4.3

Этот принцип тесно связан с принципом определения целей (пункт 4.2) и принципом согласия (пункт 4.3).

4.5 Принцип 5 - Ограничение использования, раскрытия и хранения

Личная информация не может использоваться или раскрываться для иных целей, кроме тех, для которых она была собрана, кроме как с согласия физического лица или в соответствии с требованиями закона. Личная информация будет храниться только до тех пор, пока это необходимо для достижения этих целей.

4.5.1

Организации, использующие личную информацию для новых целей, должны задокументировать эту цель (см. Пункт 4.2.1).

4.5.2

Организации должны разработать руководящие принципы и внедрить процедуры в отношении хранения личной информации. Эти правила должны включать минимальный и максимальный периоды хранения. Личная информация, которая использовалась для принятия решения о человеке, должна храниться достаточно долго, чтобы позволить человеку получить доступ к информации после того, как решение было принято.К организации могут применяться законодательные требования в отношении сроков хранения.

4.5.3

Личная информация, которая больше не требуется для достижения определенных целей, должна быть уничтожена, стерта или сделана анонимной. Организации должны разработать инструкции и внедрить процедуры, регулирующие уничтожение личной информации.

4.5.4

Этот принцип тесно связан с принципом согласия (пункт 4.3), принципом определения целей (пункт 4.2) и принцип индивидуального доступа (п. 4.9).

4.6 Принцип 6 - Точность

Личная информация должна быть настолько точной, полной и актуальной, насколько это необходимо для целей, для которых она будет использоваться.

4.6.1

Степень, в которой личная информация будет точной, полной и актуальной, будет зависеть от использования информации с учетом интересов человека. Информация должна быть достаточно точной, полной и актуальной, чтобы свести к минимуму вероятность того, что несоответствующая информация может быть использована для принятия решения о человеке.

4.6.2

Организация не должна регулярно обновлять личную информацию, за исключением случаев, когда такой процесс необходим для достижения целей, для которых информация была собрана.

4.6.3

Личная информация, которая используется на постоянной основе, в том числе информация, которая раскрывается третьим сторонам, как правило, должна быть точной и актуальной, если только пределы требований к точности не установлены четко .

4.7 Принцип 7 - Меры предосторожности

Личная информация должна быть защищена мерами безопасности, соответствующими ее секретности.

4.7.1

Меры безопасности должны защищать личную информацию от потери или кражи, а также от несанкционированного доступа, раскрытия, копирования, использования или модификации. Организации должны защищать личную информацию независимо от формата, в котором она хранится.

4.7.2

Характер мер защиты будет варьироваться в зависимости от чувствительности собранной информации, количества, распределения и формата информации, а также метода хранения.Более конфиденциальная информация должна быть защищена более высоким уровнем защиты. Концепция чувствительности обсуждается в пункте 4.3.4.

4.7.3

Методы защиты должны включать

• (a) физические меры, например, запертые шкафы для документов и ограниченный доступ в офисы;

• (b) организационные меры, например, допуски к секретным материалам и ограничение доступа по принципу служебной необходимости; и

• (c) технологические меры, например, использование паролей и шифрования.

4.7.4

Организации должны информировать своих сотрудников о важности сохранения конфиденциальности личной информации.

4.7.5

При утилизации или уничтожении личной информации следует проявлять осторожность, чтобы предотвратить доступ к информации неуполномоченными лицами (см. Пункт 4.5.3).

4.8 Принцип 8 - Открытость

Организация должна сделать доступной для отдельных лиц конкретную информацию о своей политике и практике, относящейся к управлению личной информацией.

4.8.1

Организации должны открыто рассказывать о своей политике и практике в отношении управления личной информацией. Физические лица должны иметь возможность получать информацию о политике и практике организации без необоснованных усилий. Эта информация должна быть доступна в понятной форме.

4.8.2

Предоставляемая информация должна включать

• (a) имя или должность, а также адрес лица, которое несет ответственность за политику и практику организации и кому можно подавать жалобы или запросы. быть направленным;

• (б) средства получения доступа к личной информации, находящейся в распоряжении организации;

• (c) описание типа личной информации, которой владеет организация, включая общий отчет о ее использовании;

• (d) копии любых брошюр или другой информации, объясняющей политику, стандарты или кодексы организации; и

• (e) какая личная информация предоставляется связанным организациям (e.г., дочерние компании).

4.8.3

Организация может предоставлять информацию о своей политике и практике различными способами. Выбранный метод зависит от характера бизнеса и других соображений. Например, организация может предоставить доступ к брошюрам по месту своего нахождения, отправить информацию своим клиентам по почте, предоставить доступ в режиме онлайн или установить бесплатный номер телефона.

4.9 Принцип 9 - Индивидуальный доступ

По запросу физическое лицо должно быть проинформировано о существовании, использовании и раскрытии его или ее личной информации, и ему будет предоставлен доступ к этой информации.Человек должен иметь возможность оспорить точность и полноту информации и вносить в нее соответствующие поправки.

Примечание. В определенных ситуациях организация может быть не в состоянии предоставить доступ ко всей имеющейся у нее личной информации о человеке. Исключения из требований к доступу должны быть ограниченными и конкретными. Причины отказа в доступе должны быть сообщены физическому лицу по запросу. Исключения могут включать в себя информацию, предоставление которой является чрезмерно дорогостоящей, информация, которая содержит ссылки на других лиц, информацию, которая не может быть раскрыта по юридическим причинам, причинам безопасности или коммерческим причинам, а также информацию, которая является предметом привилегии адвоката-клиента или судебного разбирательства.

4.9.1

По запросу организация должна сообщить физическому лицу, есть ли у организации личная информация о человеке. Организациям рекомендуется указывать источник этой информации. Организация должна предоставлять индивидуальный доступ к этой информации. Однако организация может сделать доступной конфиденциальную медицинскую информацию через практикующего врача. Кроме того, организация должна предоставить отчет о том, как использовалась или используется эта информация, а также учетные записи третьих сторон, которым она была раскрыта.

4.9.2

От физического лица могут потребовать предоставить информацию, достаточную для того, чтобы организация могла предоставить отчет о существовании, использовании и раскрытии личной информации. Предоставленная информация должна использоваться только для этой цели.

4.9.3

Предоставляя учетную запись третьих сторон, которым она раскрыла личную информацию о физическом лице, организация должна стараться быть как можно более конкретной. Если невозможно предоставить список организаций, которым она фактически раскрыла информацию о человеке, организация должна предоставить список организаций, которым она могла раскрыть информацию о человеке.

4.9.4

Организация должна ответить на запрос человека в разумные сроки и с минимальными затратами или бесплатно для человека. Запрошенная информация должна быть предоставлена ​​или сделана доступной в понятной для всех форме. Например, если организация использует сокращения или коды для записи информации, должно быть предоставлено объяснение.

4.9.5

Когда физическое лицо успешно демонстрирует неточность или неполноту личной информации, организация должна изменить информацию по мере необходимости.В зависимости от характера оспариваемой информации поправка включает исправление, удаление или добавление информации. В случае необходимости, измененная информация должна быть передана третьим лицам, имеющим доступ к данной информации.

4.9.6

Если проблема не разрешена к удовлетворению отдельного лица, суть нерешенной проблемы должна быть зарегистрирована организацией. В соответствующих случаях информация о наличии нерешенной проблемы должна быть передана третьим сторонам, имеющим доступ к данной информации.

4.10 Принцип 10 - Оспаривание соответствия

Физическое лицо должно быть в состоянии решить проблему, связанную с соблюдением вышеуказанных принципов, назначенному лицу или лицам, ответственным за соблюдение организацией.

4.10.1

Лицо, ответственное за соблюдение организацией требований, обсуждается в пункте 4.1.1.

4.10.2

Организации должны внедрить процедуры для получения и ответа на жалобы или запросы о своей политике и практике, связанных с обработкой личной информации.Процедуры рассмотрения жалоб должны быть легкодоступными и простыми в использовании.

4.10.3

Организации должны информировать лиц, которые обращаются с запросами или подавать жалобы, о существовании соответствующих процедур рассмотрения жалоб. Может существовать целый ряд этих процедур. Например, некоторые регулирующие органы принимают жалобы на методы работы с личной информацией регулируемых ими компаний.

4.10.4

Организация должна расследовать все жалобы.Если жалоба будет признана обоснованной, организация должна принять соответствующие меры, включая, если необходимо, изменение своей политики и практики.

CC 235.11 Постановление от 14 июня 1993 г. к Федеральному закону о защите данных (OFADP)

¹ Любой, кто запрашивает информацию у контролера файла данных о том, обрабатываются ли относящиеся к ним данные (статья 8 DPA), обычно должен запросить информацию в письменной форме и предоставить подтверждение своей личности.

² Запросы информации, а также предоставление информации также могут быть сделаны в режиме онлайн, если контролер файла данных явно организует это и принимает соответствующие меры для:

a.

гарантирует идентификацию субъекта данных; и

б.

защищать персональные данные субъекта данных при предоставлении информации от несанкционированного доступа третьих лиц. ¹

³ С согласия администратора файла данных или по его предложению субъект данных может проверить свои данные на месте. Информация также может быть предоставлена ​​устно, если субъект данных дал согласие и был идентифицирован контролером.

⁴ Информация или мотивированное решение об ограничении права доступа (ст. 9 и 10 DPA) предоставляется в течение 30 дней с момента получения запроса на информацию. Если информация не может быть предоставлена ​​в течение 30 дней, ответственный за файл данных должен уведомить заявителя об этом и о дате, к которой информация будет предоставлена.

⁵ Если один или несколько файлов данных совместно хранятся двумя или более контроллерами, право доступа может быть заявлено каждому контроллеру, если только один из них не отвечает за обработку всех запросов на информацию.Если контролер файла данных не уполномочен предоставлять информацию, он должен передать запрос ответственному лицу.

⁶ Если запрос информации относится к данным, которые обрабатываются третьей стороной от имени контроллера файла данных, контроллер должен передать запрос третьей стороне для обработки, если контроллер не может предоставить информацию самому. ²

⁷ Если запрашивается информация о данных, касающихся умерших лиц, она должна быть предоставлена, если заявитель доказывает интерес к информации, которая не противоречит преобладающим интересам родственников умершего или третьих лиц.Близкие родственники и лица, состоявшие в браке с умершим, имеют оправданный интерес.

¹ Изменено в соответствии с № I Постановления от 28 сентября 2007 г., вступает в силу с 1 января 2008 г. (AS 2007 4993).
² Изменено в соответствии с № I Постановления от 28 сентября 2007 г., вступившее в силу с 1 января 2008 г. (AS 2007 4993).

¹ Оплата соответствующей доли затрат может быть запрошена в виде исключения, если:

a.

заявителю уже была предоставлена ​​запрошенная информация за двенадцать месяцев до подачи заявки, и никакой законный интерес в дальнейшем предоставлении информации не может быть доказан. Законный интерес возникает, в частности, если личные данные были изменены без уведомления субъекта данных;

г.

предоставление информации влечет за собой исключительно большой объем работы.

² Доля затрат составляет не более 300 франков.Заявитель должен быть уведомлен о сумме доли до предоставления информации и может отозвать свой запрос в течение десяти дней.

Разделы ACT: Что в ACT?

БЕЗОПАСНОСТЬ КОММУНИКАЦИЙ (COMSEC)

Смотрите также

• 
  Выделение доли супруга пережившего
• 
  Сколько идут выделения после родов вторых
• 
  Выделения с запахом аммиака у женщин
• 
  Черные выделения при месячных
• 
  Скудные кровянистые выделения в середине цикла
• 
  Кровянистые со слизью выделения
• 
  Розовые выделения что означают
• 
  Выделения при сифилисе
• 
  Выделения за неделю перед месячными норма
• 
  Выделения за день до месячных
• 
  Белые выделения у грудной девочки