Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Образец акта об уничтожении бухгалтерских документов 2020

Как оформить уничтожение документации

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Скачать

Порядок заполнения

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

• Иванов И.И. – председатель комиссии;
• Петров И.Н. – секретарь;
• а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

• укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
• укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
• заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
• номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
• далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
• запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
• укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

• сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
• квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

Акт об уничтожении документов - Образец, бланк 2020 года

Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов. Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы. В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.

Файлы для скачивания:

Что представляет собой акт об уничтожении документов

По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации. Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию. Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

Кто занимается утилизацией документа

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным. Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции. Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание. За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Порядок проведения процедуры в 2020 году

1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(Видео: “Порядок уничтожения документов. “)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2020 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

• в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
• далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
• ниже пишется название документа;
• также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
• перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
• ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
• под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
• после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления. Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(Видео: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро. Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Образец акта об уничтожении документов

Хранение акта

Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет. Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны. Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.

В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам. Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг. Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

Скачать

0 0 голос

Рейтинг статьи

Документирование уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Показан порядок выделения к уничтожению «ненужных» документов и их фактической ликвидации (кто, когда и что делает), а также как это документируется. Вы получите образцы всех необходимых документов с комментариями относительно того, где практика их оформления может отличаться от «красивой» теории. Вы также узнаете, как потом хранить комплект бумаг, свидетельствующий об уничтожении документов.

С каждым годом объем бумаг, образующихся в процессе деятельности организации, растет, под него требуется все больше и больше места. Когда пространства начинает не хватать под текущую документацию, возникает необходимость избавиться от бумаг с истекшим сроком хранения и потерявших свою практическую ценность. Как правильно это сделать, не уничтожив документы, которые еще могут понадобиться в деятельности организации? Ведь нельзя просто собрать бумаги в мешок и выбросить в мусоропровод.

Экспертиза ценности документов

На документы с истекшим сроком хранения и потерявшие практическое значение составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Однако прежде чем начать его составлять, необходимо сделать следующие шаги.

Во-первых, провести экспертизу ценности документов, которая заключается в отборе дел структурных подразделений документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, а также отборе дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях (чаще всего это документы с пометкой ДМН).

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). Если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии – заведующего архивом или ответственного за архив организации.

Что касается Положения об экспертной комиссии, то за основу можно взять:

• Примерное Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;
• Примерное положение о Центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) РФ, утвержденное приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;
• Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, утвержденное приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 27.01.2006 № 35 и согласованное ЦЭПК Росархива от 16.06.2005, протокол № 3.

В Положениях четко прописаны основные задачи, функции и права экспертных комиссий, а также организация их работы.

Во-вторых, упорядочить документы постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет), отдельно документы по личному составу, то есть провести полное оформление документов (сформировать, пронумеровать, составить лист-заверитель, подшить), включить отобранные дела в описи и т.д. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов постоянного и долговременного хранения запрещено. Это объясняется прежде всего тем, что на основе составленных описей дел лицо, ответственное за архив, может сделать вывод о полноте отражения документов за определенный период. И если в процессе упорядочивания документов обнаружится отсутствие какого-либо подлинного документа, то его можно будет восполнить с помощью документов временного хранения, которые в ином случае могли бы быть уже уничтожены. Например, если подлинный приказ по личному составу по каким-либо причинам утерян, заменить его можно заверенной копией.

В конце акта о выделении дел к уничтожению делается запись с указанием номеров протоколов, на которых были рассмотрены (утверждены и согласованы) описи (см. Пример 7). Если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив, то ссылка дается на протоколы заседания ЭПК этого архивного учреждения. Если же она не является источником комплектования такого архива, то на ЭК самой организации:

Пример 2. Запись в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, о том, что дела постоянного хранения и по личному составу уже обработаны должным образом

Описи дел постоянного хранения за 2000–2005 годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК ГА РФ (протокол от 14.02.2007 № 1, протокол от 22.05.2008 № 3).

В-третьих, провести отбор документов на уничтожение. В процессе проведения экспертизы ценности и упорядочения документов неизбежно будут выявляться дела, утратившие свое практическое значение. Это могут быть дублетные или копийные документы. Как правило, для такого рода документов срок хранения определяется их практической надобностью, для них в Перечне ¹ вместо конкретного количества лет хранения указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д.

При экспертизе ценности документов также просматриваются и выделяются к уничтожению дела за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Определить срок хранения и понять, истек ли он к моменту составления акта, поможет номенклатура дел организации. Она, как известно, содержит перечень всех документов, образующихся в деятельности организации с указанием их сроков хранения. В случае отсутствия номенклатуры дел срок хранения...

Образец акта об уничтожении документов

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.

Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).

Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).

Это обещанный пример акта:
 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ                                                           УТВЕРЖДАЮ ОБЩЕСТВО «КИКИМОРА»                                                           Генеральный директор (ОАО «Кикимора»)                                                                    ___________ И.О. Фамилия 22.10.2010  АКТ 18.10.2010    № 2 г. Ярославль

Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.

Заведующая канцелярией                                                                           Л.А. Квочкина
18.10.2010

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 20.10.2010 № 2

Заведующая канцелярией                                                                          Л.А. Квочкина
28.10.2010
 

^*Если организация не передает документы на государственное хранение, то согласования с ЭПК не требуется. Тогда замените фразу из примера на «Документы по личному составу упорядочены за 2000—2004 годы».

Скачать образец акта об уничтожении документов в формате doc.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 113 комментария

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 УТВЕРЖДАЮ

 АКТ Заместитель руководителя

___________ N _____ Департамента имущества города

О выделении к уничтожению Москвы

документов, не подлежащих ________________ расшифровка

хранению (подпись) подписи

 ______________________________

 (дата)

 На основании номенклатуры дел за ___________ год отобраны к

уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы, хранившиеся в ________

__________________________________________________________________

 (наименование структурного подразделения)

-----T----------T----------T-----------T--------------T----------¬

¦N ¦Заголовок ¦Крайние ¦Количество ¦Срок хранения ¦Примечание¦

¦п/п ¦дела или ¦даты ¦дел (томов,¦дела (тома, ¦ ¦

¦ ¦групповой ¦документов¦частей) ¦части) и ¦ ¦

¦ ¦заголовок ¦дел ¦ ¦номера статей ¦ ¦

¦ ¦дел ¦ ¦ ¦по перечню ¦ ¦

+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L----+----------+----------+-----------+--------------+-----------

Начальник Управления

___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

(наименование структурного

 подразделения)

___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

(ответственный исполнитель)

Акт составил:

___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

 (должность)

Документы в количестве _______________________________________ дел

 (цифрами и прописью)

весом ______________________ кг сданы в __________________________

 (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

N _________________________

Наименование должности

работника, сдавшего документы (подпись) (расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности

работника архива (службы (подпись) (расшифровка подписи)

ДОУ), внесшего изменения в

учетные документы

Дата

Форма А4 (210 x 297 мм)

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование суда Утверждаю

Акт __________ N __________ Председатель суда

___________________________ (судебной коллегии)

 (место составления)

 Подпись Расшифровка подписи

 Дата

 АКТ

 о выделении к уничтожению документов,

 не подлежащих хранению

На основании _____________________________________________________

 (название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

 с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение документы ____________

____________________________

 (название суда)

----T---------T------T-------T-----------T-------T--------T------¬

¦ N ¦Заголовок¦ Дата ¦Номера ¦Индекс дела¦Кол-во ¦ Срок ¦Приме-¦

¦п/п¦дела или ¦ дела ¦описей ¦(тома, час-¦ дел ¦хранения¦чание ¦

¦ ¦групповой¦ ¦(номен-¦ти) по но- ¦(томов,¦ дела ¦ ¦

¦ ¦заголовок¦ ¦клатур)¦менклатуре ¦частей)¦(наряда,¦ ¦

¦ ¦ дел ¦ ¦за ____¦или номер ¦ ¦ тома, ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦год(ы) ¦дела по ¦ ¦ части) ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦

+---+---------+------+-------+-----------+-------+--------+------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦

+---+---------+------+-------+-----------+-------+--------+------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L---+---------+------+-------+-----------+-------+--------+-------

Итого _____________________ дел за __________________________ годы

 (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией

__________________________________________________________________

 (наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ N __________________________________)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

проводившего экспертизу

ценности документов

 Дата

ОДОБРЕНО

Протокол экспертной комиссии суда

от __________________ N ________

Документы в количестве ________________________________ дел, весом

 (цифрами и прописью)

________ кг сданы

в

__________________________________________________________________

 (наименование организации)

__________________________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________

__________________________________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

работника суда,

сдавшего документы

Изменения в учетные документы внесены:

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

работника, ответственного

за архив отдела дело/

судопроизводства, внесшего

изменения в учетные

документы

 Дата

Оформление обложки кейса, Идентификация документов на уничтожение и снятие их с учета

Дизайн обложки

На крышке постоянного и длительного хранения в соответствии с государственным стандартом указывается:

- наименование организации и ее непосредственное подчинение на период создания документов, входящих в дело;

- наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

- указатель деловой документации по номенклатуре дел;

- номер дела годовой части истории болезни;

- название дела;

- число или последнее число первых и последних по дате составления документов дела;

- количество листов в файле;

- срок хранения дела или записи «сохранить постоянно»;

- архивный код дела (сначала карандашом, а после утверждения тушью опись).

При сдаче документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть место для наименования государственного архива, кодов государственного архива и организации агента по сбору средств.

Выбор документов для уничтожения и снятие их со счета

Одновременно с составлением описей на основе бухгалтерских документов составляются также документы, фиксирующие различные ситуации снятия документов с учета:

- о выделении на уничтожение документов, не подлежащих хранению;

- об аннулировании машиночитаемого документа;

- о непоправимом повреждении корпусов.

Основным из этих актов является Акт об отнесении к уничтожению документов, не подлежащих (дальнейшему) хранению . Акт включает все дела, истекшие в предыдущем году, независимо от этих сроков.

В организациях, не создающих документы для включения в Архивный фонд США, акты о выделении документов на уничтожение утверждаются их руководителями только после (одновременно) составления и утверждения годовых разделов списки случаев постоянного хранения и личного состава за те же годы, что и уничтоженные документы.

Акт позволял не перечислять заголовки каждого дела, а формулировать и указывать их обобщенные (групповые) названия, например экз. Приказов », переписки по экономическим вопросам и т. Д. Но необходимо перечислите номера описей (столбец 4) или индексы для номенклатур дел (столбец 5), разделенные запятыми. Для каждой группы дел необходимо указать дату первого и последнего документов (крайние сроки) и общее количество дел.Для каждой группы дел или отдельных дел, включенных в акт, необходимо еще раз указать основания их уничтожения - срок хранения и артикул (ы) по списку. В конце акта в итоговой записи содержится не только общая сумма, выделенная на уничтожение документов, но и информация (с номером и датой протокола) о том, что инвентаризация дел по персоналу и по основному бизнесу за годы , документы которых предполагается уничтожить, целиком оформлен.

Акт, согласованный с ЭК, утверждается директором и только после этого организация может приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акте делается запись о дате и форме утилизации ящиков, но в стандартной форме предусмотрен только один способ утилизации - доставка в центр утилизации. Если используются другие способы утилизации, в акте делается запись, например:

На последнем этапе во все акты вносится еще одна запись о том, что в систему учета дела внесены необходимые исправления, с указанием даты и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица: Внесены изменения в бухгалтерские документы . Иностранные компании, работающие на внутреннем рынке по аутсорсингу документов, при уничтожении проектов, копий и оригиналов документов с истекшим сроком хранения выдают организациям, воспользовавшимся их услугами, сертификат об уничтожении, составленный на основании собственных внутренних правил Peninsula для его заполнения. Такой акт не заменяет оформление акта, но должен быть оформлен как приложение к нему.

Поскольку физическое уничтожение электронных документов может осуществляться не только путем уничтожения носителя, но и путем стирания только группы документов, переформатирования носителя, более целесообразно оформить акт об аннулировании машиночитаемых документов.

В случае физической невозможности дальнейшего хранения и использования документов вследствие стихийных бедствий или халатности их снятие с реестра должно оформляться архивной службой по этим делам актом о причинении непоправимого ущерба.

Акты обоих видов должны пройти обязательную процедуру согласования с экспертной комиссией и последующего утверждения руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или вышестоящего ведомственного архива, то все акты должны быть согласованы с этими архивами.

Что делать с документами по истечении срока хранения?

В зависимости от сроков хранения офисные документы можно разделить на: - временные (до 10 лет включительно) Такие документы, как счета-фактуры, договоры банковского счета, аудиторские отчеты и т.д .; - временные (более 10 лет) Например, личные карты сотрудников, списки выдачи дивидендов, счета сотрудников и т.д .; - постоянные В частности, годовая финансовая отчетность, отчетность по МСФО, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах и т. Д.Документы со сроком хранения более 10 лет передаются в архив компании в течение трех лет. Документы со сроком хранения до 10 лет подлежат надлежащему уничтожению вместо передачи в архив. Документы нельзя просто рвать и выбрасывать. Для правильного уничтожения документов требуется особая процедура. Нарушение такой процедуры влечет наложение штрафа на генерального директора компании. Уничтожение документов включает несколько этапов: 1. Выделение документов на уничтожение Выделение документов на уничтожение является задачей структурных подразделений.Отнесение к уничтожению является результатом проверки стоимости документов в конце года. 2. Утверждение выдачи свидетельства об уничтожении документов. Такие свидетельства утверждаются руководителем компании после стимулирования документов. 3. Подготовка акта размещения Как правило, на уничтожение всех документов компании составляется один акт. 4. Уничтожение документов. Документы, переданные на уничтожение, должны быть отправлены на измельчение в конкретные компании по переработке.

Распределение памяти - определение распределения памяти по The Free Dictionary

Политика сохранения записей и уничтожения документов

Назначение

В соответствии с Законом Сарбейнса-Оксли, который квалифицирует как преступление изменение, сокрытие, фальсификацию или уничтожение любого документа с намерением воспрепятствовать или воспрепятствовать любому официальному процессу, данная политика предусматривает систематический обзор, сохранение и уничтожение документы, полученные или созданные Университетом ДеПау в связи со сделкой университетского бизнеса. Эта политика распространяется на все записи и документы, независимо от их физической формы, содержит инструкции о том, как долго должны храниться определенные документы и как записи должны быть уничтожены (если они не находятся в законном удержании).Политика разработана для обеспечения соответствия федеральным законам и законам и постановлениям штата, для исключения случайного или невинного уничтожения документации и для облегчения работы Университета ДеПау за счет повышения эффективности и освобождения ценного места для хранения.

Хранение документов

DePauw University соблюдает процедуры хранения документов, описанные ниже. Документы, которые не указаны в списке, но в основном похожи на те, которые перечислены в списке, будут храниться в течение соответствующего периода времени.

Корпоративные записи

Бухгалтерский учет и корпоративный налоговый учет

Банковские записи

Заработная плата и налоговая отчетность

Записи сотрудников

Записи о донорах и грантах

Юридическая информация, страхование и безопасность

Студенческие записи

Электронные документы и записи

Электронные документы будут храниться, как если бы они были бумажными документами.Таким образом, любые электронные файлы, включая записи о пожертвованиях, сделанных онлайн, которые относятся к одному из типов документов, указанных в приведенном выше графике, будут храниться в течение соответствующего периода времени. Если у пользователя есть достаточные основания для сохранения сообщения электронной почты, сообщение должно быть распечатано на бумажном носителе и сохранено в соответствующем файле или перемещено в «архивную» компьютерную папку с файлами. Методы резервного копирования и восстановления будут проверяться на регулярной основе.

Планирование действий в чрезвычайных ситуациях

DePauw University будут храниться в безопасном, надежном и доступном виде.Документы и финансовые файлы, которые необходимы для поддержания работы Университета ДеПау в чрезвычайной ситуации, будут дублироваться или архивироваться по крайней мере каждую неделю и храниться вне офиса.

Уничтожение документов

DePauw University отвечает за постоянный процесс идентификации его записей, которые выдержали требуемый срок хранения, и за их уничтожение. Уничтожение финансовых и кадровых документов будет осуществляться путем измельчения.

Уничтожение документов будет немедленно приостановлено при любом указании на официальное расследование, а также при подаче судебного иска или его приближении. По завершении расследования уничтожение будет возобновлено.

Соответствие

Несоблюдение сотрудниками данной политики может привести к возможным гражданским и уголовным санкциям против Университета ДеПау и его сотрудников и возможным дисциплинарным взысканиям в отношении ответственных лиц.Главный финансовый директор и председатель комитета по аудиту и управлению рисками будут периодически пересматривать эти процедуры с юрисконсультом или независимыми сертифицированными аудиторами Университета, чтобы убедиться, что они соответствуют новым или пересмотренным правилам.

- Одобрено Комитетом по аудиту и управлению рисками 17 апреля 2007 г.

Политика хранения и уничтожения записей документов

A. Заявление об общей политике

1. Политика FIRST заключается в хранении всех документов в соответствии с графиком хранения записей FIRST. По истечении срока хранения документы будут уничтожены.
2. Если не указано иное, документы должны храниться в течение количества лет, указанного в Части C.
3. FIRST должен поддерживать полные, точные и высококачественные записи в хранилище в течение периодов времени, предусмотренных данной политикой.По истечении любого такого периода времени записи подлежат уничтожению.
4. Отраслевые технические отчеты и образовательные статьи исключены из этой политики. Такие документы могут храниться в библиотеке FIRST до тех пор, пока они считаются имеющими академическую и исследовательскую ценность, по усмотрению финансового директора.
5. Секретарь несет ответственность за санкционирование, надзор и обеспечение уничтожения записей в соответствии с этой политикой.

B. Исключение для расследования и судебного разбирательства

1. Никакие документы не будут уничтожены, если они имеют отношение к расследованию любого вопроса, находящегося в юрисдикции федерального департамента, агентства или другого официального расследования.Умышленное уничтожение документов с намерением воспрепятствовать надлежащему ведению любого расследования или разбирательства в рамках юрисдикции федерального агентства является преступлением.
2. Никакие документы не будут уничтожены, если они имеют отношение к судебному разбирательству, когда FIRST является стороной в деле или, как ожидается, станет стороной, или когда FIRST получил повестку в суд.

C. Правила хранения документации

1. Общие корпоративные записи

а.Учредительный договор и изменения	Постоянно
б. Постановление	Постоянно
с. Протокол встречи	Постоянно
г. Патенты, регистрации товарных знаков, регистрации авторских прав	Постоянно
e. Записи об имуществе (включая договоры аренды, договоры, сервитуты, право проезда, оценки, затраты	Постоянно
ф. Заявки на членство	Минимальный срок членства плюс 1 год *
г.Переписка по вопросам членской дисциплины	Срок участия плюс 5 лет
ч. Контракты (в данном документе не указано иное)	Срок действия контракта плюс 3 года
i. Регистрация на мероприятие	Рекорды 3 года назад событие

* Уходящие участники имеют право потребовать, чтобы их приложение было уничтожено через 1 год после исключения. Этот термин также применяется к заявкам, которые не принимаются.

2. Бухгалтерский, финансовый и налоговый учет

а. Налоговые декларации и документы о доходах	Постоянно
б. Аудиторские отчеты бухгалтеров	Постоянно
с. Кассовые книги	Постоянно
г. План счетов **	Постоянно
e. Счета и ведомости по федеральным, государственным и местным налогам	3 года
ф.Таблицы, бухгалтерские книги и другая подтверждающая документация для финансовой отчетности и налоговых форм	7 лет
г. Выверка банковских счетов	3 года
ч. Проверочные записи, включая выписки со счетов, регистр чеков и аннулированные чеки (см. Исключение ниже)	3 года
к. Кредиторская и дебиторская задолженность	7 лет
л. Финансовая отчетность на конец года	Постоянно
г.Бюджет	3 года
н. Банковские документы, включая записи о внесении и снятии средств, банковские выписки	3 года
о. Расходные счета и согласования	3 года
стр. Счета участникам, клиентам и поставщикам	7 лет

** План счетов - это список названий счетов, которые компания определила и предоставила для записи транзакций в своей главной книге).

3. Страхование

а. Страховая книжка	Постоянно
б. Протоколы несчастных случаев	7 лет
с. Оценка	7 лет

4. Письма и корреспонденция, общие правила

а. Письма хранились от одного до двенадцати месяцев, а затем уничтожались

1. Неважные письма, стандартные письма и заметки, не требующие подтверждения или продолжения.
2. Письма-запросы и ответы, завершающие цикл корреспонденции и не имеющие ценности после возможной ссылки корреспондента в течение разумного периода времени.
3. Письма с просьбой о конкретных действиях, таких как изменение имени или адреса, жалобы, не имеющие дальнейшей ценности после внесения изменений или предпринятых действий.
4. Подобные письма различных типов, на которые можно ссылаться вскоре после того, как они были получены или написаны, но которые вскоре теряют ценность, если не следует немедленная дальнейшая переписка.

г. Письма на срок от одного до трех лет

1. Письма об установлении оборачиваемости кредита / кредита.
2. Письма о приеме на работу в FIRST.
3. Меморандумы и отчеты о расходных счетах, имеющих ограниченную стоимость после утверждения ваучера.
4. инкассовые письма, имеющие ограниченную стоимость после оплаты счета.
5. Письма, на которые члены или другие лица могут ссылаться более года.
6. Электронная почта («Электронная почта») и любые прикрепленные к ней файлы, при условии, что предмет такой электронной почты и / или прикрепленных файлов не охвачен каким-либо другим положением данной политики.

г. Письма, которые необходимо хранить в течение всего срока службы основного документа, к которому он прилагается

1. Письма, которые составляют весь контракт или его часть или важны для разъяснения определенных пунктов контракта.
2. Письма об отказе от ответственности FIRST.

Политика хранения и уничтожения записей документов (файл PDF, 139 КБ)

Временные политики, связанные с COVID-19

В связи с пандемией COVID-19, E-Verify и форма I-9 создали некоторые временные политики, чтобы помочь работодателям.

USCIS ранее выдавала уведомление, указывающее, что определенные формы I-797, Уведомление о действии, приемлемы для формы I-9, Подтверждение права на работу, до 1 декабря 2020 года. Теперь DHS продлевает срок действия этих форм I-797. Чтобы заполнить форму I-9, новые сотрудники и нынешние сотрудники, которым требуется повторная проверка, которые ждут своего EAD, могут продолжать представлять форму I-797, описанную ниже, до февраля.1, 2021 в качестве документа List C # 7, выпущенного Министерством внутренней безопасности и подтверждающего разрешение на работу, хотя в уведомлении говорится, что он не является доказательством разрешения на работу.

Чтобы уведомление было приемлемым, оно должно включать дату уведомления с 1 декабря 2019 г. по 20 августа 2020 г. включительно и указывать, что USCIS одобрила форму I-765 сотрудника «Заявление о разрешении на работу». Последний день, когда и новые, и действующие сотрудники могут представить это уведомление для заполнения формы I-9, - февраль.1, 2021 г. Новые сотрудники также должны будут предъявить приемлемый документ, удостоверяющий личность по Списку B.

Работодатели, указавшие дату истечения срока действия 1 декабря 2020 г. в форме I-9 для сотрудников, представивших эту форму I-797 в качестве нового найма или для повторной проверки, как указано в исходном уведомлении, должны обновить формы своих сотрудников, чтобы подтвердить разрешение на продолжение работы . Для этого напишите «Разрешение на работу до 02.01.2021» в графе «Дополнительная информация» в разделе 2 формы I-9.

К фев.1 января 2021 года работодатели должны перепроверить сотрудников, представивших эту форму I-797 в качестве документа из списка C. Эти сотрудники должны представить новое свидетельство о разрешении на работу - либо свой новый EAD, либо любую другую приемлемую документацию по своему выбору - из Списка A или Списка C.

Министерство внутренней безопасности (DHS) и Иммиграционная и таможенная служба США (ICE) объявили о расширении гибкости в соблюдении требований, связанных с формой I-9, Проверка права на трудоустройство, в связи с COVID-19.

Срок действия этого временного правила истекает 19 ноября. Из-за текущих мер предосторожности, связанных с COVID-19, DHS продлил эту политику до 31 декабря 2020 года.

Это положение применяется только к работодателям и рабочим местам, которые работают удаленно. См. Исходный пресс-релиз для получения дополнительной информации о том, как получить, удаленно проверить и сохранить копии документов, удостоверяющих личность, и документов о приеме на работу для заполнения Раздела 2 Формы I-9.

Работодатели должны следить за веб-сайтами DHS и ICE, чтобы получать дополнительную информацию о том, когда завершаются расширения и возобновляется нормальная работа.

E-Verify Участники, которые соответствуют критериям и выбрали вариант удаленной проверки, должны продолжать следовать текущим инструкциям и создавать заявки для своих новых сотрудников в течение трех рабочих дней с даты приема на работу.

Выдача некоторых документов о разрешении на работу (форма I-766, EAD) может быть отложена из-за глобальной пандемии COVID-19. Чтобы заполнить форму I-9, новые сотрудники, которые ожидают своего EAD, и нынешние сотрудники, которым требуется повторная проверка, могут представить определенные формы I-797, Уведомление о действии в качестве документа List C # 7, выпущенного Министерством внутренней безопасности, который устанавливает право на трудоустройство, даже если в уведомлении указано, что это не является доказательством разрешения на работу.

Чтобы уведомление было приемлемым, оно должно включать дату уведомления с 1 декабря 2019 г. по 20 августа 2020 г. включительно и указывать, что USCIS одобрила форму I-765, сотрудника для получения разрешения на работу . Как новые, так и действующие сотрудники могут представить это уведомление для заполнения формы I-9 до 1 декабря 2020 г. Новые сотрудники также должны будут предоставить приемлемый документ, удостоверяющий личность из списка B.

До 1 декабря работодатели должны перепроверить сотрудников, представивших это уведомление как документ Списка C.Эти сотрудники должны представить новое свидетельство о разрешении на работу - либо свой новый EAD, либо любую другую приемлемую документацию по своему выбору - из Списка A или Списка C.

Министерство внутренней безопасности (DHS) и Иммиграционная и таможенная служба США (ICE) объявили о расширении гибкости в соблюдении требований, связанных с формой I-9, Проверка права на трудоустройство, в связи с COVID-19. Срок действия этого временного правила истекает 19 сентября. Из-за текущих мер предосторожности, связанных с COVID-19, DHS продлил эту политику еще на 60 дней.

Это положение применяется только к работодателям и рабочим местам, которые работают удаленно. См. Исходный пресс-релиз для получения дополнительной информации о том, как получить, удаленно проверить и сохранить копии документов, удостоверяющих личность, и документов о приеме на работу для заполнения Раздела 2 Формы I-9.

Работодатели должны следить за веб-сайтами DHS и ICE, чтобы получать дополнительную информацию о том, когда завершаются расширения и возобновляется нормальная работа.

E-Verify Участники, которые соответствуют критериям и выбрали вариант удаленной проверки, должны продолжать следовать текущим инструкциям и создавать заявки для своих новых сотрудников в течение трех рабочих дней с даты приема на работу.

Министерство внутренней безопасности (DHS) временно продлило действие некоторых положений временного окончательного правила от 20 апреля. 20 августа DHS опубликовало новое временное окончательное правило, расширяющее действие поправки, которая позволяет всем заявителям H-2A с действующим временным трудовым свидетельством (TLC) начать нанимать определенных иностранных рабочих, которые в настоящее время находятся в Соединенных Штатах и ​​имеют действующий H- Статус 2A.

Временное окончательное правило по-прежнему позволяет работодателям, не имеющим права E-Verify, с правильно поданными петициями о продлении срока пребывания H-2A нанимать работников H-2A, которые в настоящее время работают в другой компании, начиная с даты получения USCIS петиции о продлении срока пребывания как указано в уведомлении о получении формы I-797), но не ранее даты начала приема на работу, указанной в петиции H-2A.

Временное правило применяется, если USCIS получает ходатайство H-2A о продлении срока пребывания от нового работодателя 19 августа 2020 г. или позднее, но не позднее 17 декабря 2020 г.

В соответствии с этим временным окончательным правилом вы, новый работодатель , не имеющий E-Verify , можете нанять сотрудника H-2A, пока прошение о продлении находится на рассмотрении, на период, не превышающий 45 дней, начиная с даты уведомления о получении или до тех пор, пока USCIS не отклонит вашу петицию или вы не отзовете петицию, в зависимости от того, что произойдет раньше.Неистекшая форма формы I-94 сотрудника H-2A, запись о прибытии / отбытии, указывающая его статус H-2A, вместе с их заграничным паспортом, квалифицируются как документ формы I-9 List A.

Чтобы заполнить Раздел 2, введите следующую информацию в Список A:

• Неистекшие данные загранпаспорта;
• Неистекшая информация по форме I-94; и
• «45-дневный доб.» и дату отправки формы I-129 в USCIS в поле «Дополнительная информация».

Если USCIS отклонит новую петицию или вы отзовете новую петицию до истечения 45-дневного периода, USCIS автоматически аннулирует разрешение на трудоустройство работника H-2A через 15 календарных дней после своего решения об отказе или запроса об отзыве.

Вы должны подтвердить разрешение сотрудника на работу в Разделе 3 либо до конца 45-дневного периода с даты получения USCIS вашей формы I-129, либо после того, как вы получите решение по петиции H-2A, в зависимости от того, что произойдет раньше. Если ваше ходатайство отклонено или отозвано, отсчитайте 15 дней с даты отказа или запроса об отзыве до даты истечения срока разрешения на работу сотрудника.

Работодатели работников H-2A, продолжающие работать у того же работодателя или у нового работодателя, зарегистрированного в E-Verify, должны продолжать следовать текущим инструкциям по форме I-9, приведенным в Руководстве для работодателей - раздел 6.6.

DHS не продлевает временное исключение, которое позволяет продлить срок пребывания работника H-2A сверх трехлетнего ограничения без предварительного требования о том, чтобы они оставались за пределами Соединенных Штатов в течение непрерывного трехмесячного периода.

Для получения дополнительной информации см. Страницу временных сельскохозяйственных рабочих USCIS H-2A.

Министерство внутренней безопасности (DHS) и Иммиграционная и таможенная служба США (ICE) объявили о расширении гибкости в соблюдении требований, связанных с формой I-9, Проверка права на трудоустройство, в связи с COVID-19.

Срок действия этого временного правила истекает 18 августа. В связи с текущими мерами предосторожности, связанными с COVID-19, DHS продлило действие этой политики еще на 30 дней.

Это положение применяется только к работодателям и рабочим местам, которые работают удаленно. См. Исходный пресс-релиз для получения дополнительной информации о том, как получить, удаленно проверить и сохранить копии документов, удостоверяющих личность, и документов о приеме на работу для заполнения Раздела 2 Формы I-9.

Работодатели должны следить за веб-сайтами DHS и ICE, чтобы получать дополнительную информацию о том, когда завершаются расширения и возобновляется нормальная работа.

E-Verify Участники, которые соответствуют критериям и выбрали вариант удаленной проверки, должны продолжать следовать текущим инструкциям и создавать заявки для своих новых сотрудников в течение трех рабочих дней с даты приема на работу.

Министерство внутренней безопасности (DHS) и Иммиграционная и таможенная служба США (ICE) объявили о расширении гибкости в соблюдении требований, связанных с формой I-9, Проверка права на трудоустройство, в связи с COVID-19.

Срок действия этого временного правила истекает 19 июля.В связи с текущими мерами предосторожности, связанными с COVID-19, DHS продлил эту политику еще на 30 дней.

Это положение применяется только к работодателям и рабочим местам, которые работают удаленно. См. Исходный пресс-релиз для получения дополнительной информации о том, как получить, удаленно проверить и сохранить копии документов, удостоверяющих личность, и документов о приеме на работу для заполнения Раздела 2 Формы I-9.

Работодатели должны следить за веб-сайтами DHS и ICE, чтобы получать дополнительную информацию о том, когда завершаются расширения и возобновляется нормальная работа.

E-Verify Участники, которые соответствуют критериям и выбрали вариант удаленной проверки, должны продолжать следовать текущим инструкциям и создавать заявки для своих новых сотрудников в течение трех рабочих дней с даты приема на работу.

Работодатели и рабочие места, которые работают удаленно, могут следить за выпуском новостей DHS, в котором объявляется о гибкости требований, связанных с формой I-9.

См. На странице Примеры формы I-9, относящиеся к временной политике в отношении COVID-19, примеры, показывающие, как DHS рекомендует записывать форму I-9 при удаленной проверке разрешения на работу и документов, удостоверяющих личность, и как выполнить необходимый физический осмотр после возобновления нормальной работы.

В мае Министерство внутренней безопасности (DHS) и Иммиграционная и таможенная служба США (ICE) объявили о расширении гибкости в соблюдении требований, связанных с формой I-9, Подтверждение права на работу, в связи с COVID-19.

Срок действия этого временного правила истекает 18 июня. В связи с текущими мерами предосторожности, связанными с COVID-19, DHS продлило действие этой политики еще на 30 дней.

Это положение применяется только к работодателям и рабочим местам, которые работают удаленно.См. Исходный пресс-релиз для получения дополнительной информации о том, как получить, удаленно проверить и сохранить копии документов, удостоверяющих личность, и документов о приеме на работу для заполнения Раздела 2 Формы I-9.

Работодатели должны следить за веб-сайтами DHS и ICE, чтобы получать дополнительную информацию о том, когда завершаются расширения и возобновляется нормальная работа.

E-Verify Участники, которые соответствуют критериям и выбрали вариант удаленной проверки, должны продолжать следовать текущим инструкциям и создавать заявки для своих новых сотрудников в течение трех рабочих дней с даты приема на работу.

12 мая Министерство внутренней безопасности опубликовало временное окончательное правило для изменения определенных требований H-2B, чтобы помочь обезопасить цепочку поставок продуктов питания в США и уменьшить экономическое воздействие чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения, вызванной коронавирусом (COVID-19), на H-2B. работодатели. Временные гибкие возможности доступны до 11 сентября 2020 г.

Временное окончательное правило позволяет работодателям, которые должным образом подали ходатайства о продлении срока пребывания H-2B и форму ATT-h3B, Аттестация для работодателей, желающих нанять неиммиграционных рабочих H-2B, имеет важное значение для U.S. Food Supply Chain (PDF, 270,3 КБ) между определенными датами начала приема на работу определенных работников H-2B, пока USCIS рассматривает их петицию. В настоящее время работники должны иметь статус H-2B, но работать на другого работодателя. В таком случае новый работодатель может начать нанимать работников H-2B в день или после даты получения USCIS ходатайства о продлении срока пребывания (как указано в форме I-797, Уведомлении о действии, уведомлении о получении) или в день, когда USCIS подтверждает это в письменной форме. получение надлежащим образом оформленной справки, формы ATT-h3B, но не ранее даты начала приема на работу, указанной в петиции H-2B.

Временное правило применяется, если USCIS получила петицию H-2B от нового работодателя 1 марта или после этой даты и остается на рассмотрении по состоянию на 14 мая, или если USCIS получит петицию H-2B в период с 14 мая по 11 сентября 2020 г. . В обоих случаях USCIS также должна получить форму ATT-h3B

В соответствии с этим временным окончательным правилом новый работодатель может нанять работника H-2B, пока рассматривается ходатайство о продлении срока пребывания, на период, не превышающий 60 дней, начиная с:

• Дата получения формы I-797 (Уведомление о действии), подтверждающей получение петиции с просьбой о продлении срока пребывания, которая включает подтверждение (Форма ATT-h3B
• Дата подтверждения USCIS в письменной форме о получении надлежащим образом заполненного свидетельства (форма ATT-h3B), поданного, пока ходатайство H-2B находится на рассмотрении; или
• Дата начала приема на работу, если дата начала приема на работу, указанная в петиции H-2B, наступает после подачи заявки.

Неистекшая форма формы I-94 сотрудника H-2B, запись о прибытии / отбытии, указывающая его или ее статус H-2B, наряду с заграничным паспортом сотрудника, квалифицируются как документ формы I-9 List A.

Для заполнения Раздела 2 вы, новый работодатель, должны указать в Списке A:

• Неистекшие данные загранпаспорта;
• Неистекшая информация формы I-94; и
• В поле «Дополнительная информация» укажите «60-дневный доб.» и дату подачи вами петиции о продлении срока пребывания H-2B (форма I-129, петиция для неиммиграционного работника) в USCIS или дату подачи вами формы ATT-h3B), если ваше ходатайство было подано 1 марта 2020 г. или позднее, и все еще ожидает рассмотрения 14 мая 2020 г.

Если USCIS отклонит новую петицию или вы отзовете новую петицию до истечения 60-дневного периода, USCIS автоматически аннулирует разрешение на трудоустройство работника H-2B в течение 15 календарных дней с момента принятия решения об отказе или запроса об отзыве. Вы должны подтвердить разрешение сотрудника на работу в Разделе 3 до конца 60-дневного периода, описанного выше, или после того, как вы получите решение по петиции H-2B, в зависимости от того, что наступит раньше. Если ваше ходатайство отклонено или отозвано, отсчитайте 15 дней с даты отказа или запроса об отзыве до даты истечения срока разрешения на работу сотрудника.

Работодатели работников H-2B, продолжающих работать у того же работодателя, должны продолжать следовать текущим инструкциям по форме I-9, приведенным в M-274, Справочник для работодателей - раздел 6.7

Для получения дополнительной информации см. Страницу USCIS H-2B «Временные несельскохозяйственные рабочие».

20 марта Министерство внутренней безопасности (DHS) и Иммиграционная и таможенная служба США (ICE) объявили о гибкости в соблюдении требований, связанных с формой I-9 «Проверка права на трудоустройство», в связи с COVID-19.

Срок действия этого временного правила истекает 19 мая. В связи с текущими мерами предосторожности, связанными с COVID-19, DHS продлило действие этой политики еще на 30 дней.

Это положение применяется только к работодателям и рабочим местам, которые работают удаленно. См. Исходный пресс-релиз для получения дополнительной информации о том, как получить, удаленно проверить и сохранить копии документов, удостоверяющих личность, и документов, подтверждающих право на работу, для заполнения Раздела 2 Формы I-9.

Работодатели должны следить за веб-сайтами DHS и ICE, чтобы получать дополнительную информацию о том, когда завершаются расширения и возобновляется нормальная работа.

E-Verify Участники, которые соответствуют критериям и выбрали вариант удаленной проверки, должны продолжать следовать текущим инструкциям и создавать заявки для своих новых сотрудников в течение трех рабочих дней с даты приема на работу.

20 апреля Министерство внутренней безопасности опубликовало временное окончательное правило для внесения поправок в некоторые требования H-2A, чтобы помочь сельскохозяйственным работодателям США избежать сбоев в законной занятости в сельском хозяйстве во время чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения, связанной с коронавирусом (COVID-19).Временное окончательное правило истекает 18 августа 2020 г.

Временное окончательное правило позволяет работодателям, не прошедшим E-Verify, которые должным образом подали ходатайства о продлении срока пребывания H-2A между определенными датами, работникам, которые в настоящее время имеют статус H-2A, но работают на другого работодателя, начинать нанимать таких работников H-2A. не ранее даты получения USCIS прошения о продлении срока пребывания (как указано в уведомлении о получении формы I-797), но не ранее даты начала трудоустройства, указанной в петиции H-2A.

Временное правило применяется, если:

USCIS получил петицию H-2A нового работодателя о продлении срока пребывания 1 марта или после этой даты и остается на рассмотрении по состоянию на 20 апреля (дата вступления в силу правила), или USCIS получает петицию H-2A в период с 20 апреля по август. 18.

В соответствии с этим временным окончательным правилом вы, новый работодатель, не имеющий статуса E-Verify, можете нанять работника H-2A, пока ходатайство о продлении находится на рассмотрении, на период, не превышающий 45 дней, начиная с даты уведомления о получении, или пока USCIS не отклонит вашу петицию или вы не отзовете ее, в зависимости от того, что произойдет раньше.Неистекшая форма формы I-94 сотрудника H-2A, запись о прибытии / отбытии, указывающая его или ее статус H-2A, вместе с заграничным паспортом сотрудника, квалифицируются как документ формы I-9 List A.

Чтобы заполнить Раздел 2, вы должны указать в Списке A:

• Неистекшие данные загранпаспорта;
• Неистекшая информация формы I-94; и
• «45-дневный доб.» и дату отправки формы I-129 в USCIS в поле «Дополнительная информация».

Если USCIS отклонит новую петицию или вы отзовете новую петицию до истечения 45-дневного периода, USCIS автоматически аннулирует разрешение на трудоустройство работника H-2A в течение 15 календарных дней с момента принятия решения об отказе или запроса об отзыве.Вы должны подтвердить разрешение сотрудника на работу в Разделе 3 либо до конца 45-дневного периода с даты получения USCIS вашей формы I-129, либо после того, как вы получите решение по петиции H-2A, в зависимости от того, что наступит раньше. Если ваше ходатайство отклонено или отозвано, отсчитайте 15 дней с даты отказа или запроса об отзыве до даты истечения срока разрешения на работу сотрудника. Работодатели работников H-2A, продолжающие работать у того же работодателя или у нового работодателя, зарегистрированного в E-Verify, должны продолжать следовать текущим инструкциям по форме I-9, приведенным в M-274, Справочник для работодателей - раздел 6.6.

Для получения дополнительной информации см. Страницу временных сельскохозяйственных рабочих USCIS H-2A.

Поскольку из-за COVID-19 во многих районах действуют заказы на домохозяйство, а некоторые онлайн-сервисы продления имеют ограничения, сотрудники могут столкнуться с проблемами при продлении водительских прав штата, удостоверения личности штата или другой формы I-9, подтверждения права на работу , Список Б. Документ, удостоверяющий личность. Принимая во внимание эти обстоятельства, DHS издает временную политику в отношении документов, удостоверяющих личность из Списка B с истекшим сроком действия, которые используются для заполнения формы I-9 «Подтверждение права на работу».

Начиная с 1 мая, документы, удостоверяющие личность, найденные в Списке B, срок действия которых истекает 1 марта 2020 г. или позднее и не продлены органом, выдавшим их иным образом, могут рассматриваться так, как если бы сотрудник представил действительную квитанцию ​​для приемлемого документа для Формы I. -9 целей.

Согласно этой временной политике документ Списка Б с истекшим сроком действия может быть действителен более 90 дней.

Если ваш сотрудник предоставляет приемлемый документ списка B с истекшим сроком действия, который не был продлен органом, выдавшим его, вам следует:

• Запишите информацию о документе в Раздел 2 в Списке B, если применимо; и,
• Введите слово «COVID-19» в поле дополнительной информации.

В течение 90 дней после прекращения действия этой временной политики DHS сотрудник должен будет предоставить действующий документ с не истекшим сроком действия, который заменит документ с истекшим сроком действия, представленный при первоначальном приеме на работу.

Примечание: Лучше всего, если сотрудник может представить замену действительного документа, срок действия которого истек, но при необходимости сотрудник может выбрать другой документ или документы из Списка A или Списка B и записать информацию о новом документе в Дополнительную Информационное поле.

Когда сотрудник позже предъявит документ, срок действия которого не истек, необходимо:

• В разделе «Дополнительная информация Раздел 2»:
  • Запишите номер и другую необходимую информацию о документе из фактически представленного документа;
  • Инициал и дата изменения.

Процедура для документов Списка B, расширенных органом выдачи

Если срок действия документа, удостоверяющего личность Списка Б, истек 1 марта 2020 г. или позднее, и орган, выдавший его, продлил срок истечения срока действия документа из-за COVID-19, этот документ является приемлемым в качестве документа Списка Б для Формы I-9 (не как квитанцию) в течение срока продления, указанного органом выдачи.

Когда ваш сотрудник предоставляет приемлемый документ списка B с истекшим сроком действия, который был продлен органом, выдавшим его, вам следует:

• Введите дату истечения срока действия документа в Разделе 2; и,
• Введите «COVID-19 EXT» в поле дополнительной информации.

Работодатели могут также приложить копию веб-страницы или другое уведомление, указывающее, что орган, выдавший документы, продлил срок действия документов. Работодатели могут подтвердить, что их штат автоматически продлил дату истечения срока действия государственных удостоверений личности и водительских прав, посетив веб-сайт Управления автотранспортных средств штата или Департамента автотранспортных средств.

Примечание. Для расширенных документов от сотрудника не требуется позднее предъявлять действительный документ Списка B, срок действия которого не истек.

Участвующие в системе E-Verify работодатели должны использовать номер документа Списка B с истекшим сроком действия из Раздела 2 формы I-9 для создания заявки E-Verify, как обычно, в течение трех дней с даты приема на работу.

DHS продолжает отслеживать текущую чрезвычайную ситуацию в стране, связанную с COVID-19, и при необходимости предоставит обновленные инструкции.

20 марта Министерство внутренней безопасности (DHS) и U.S. Иммиграционная и таможенная служба (ICE) объявила о гибкости в соблюдении требований, связанных с формой I-9, Проверка права на трудоустройство, в связи с COVID-19. См. Пресс-релиз для получения дополнительной информации о том, как работодатели с удаленными сотрудниками могут получать, удаленно проверять и сохранять копии документов, удостоверяющих личность, и документов о праве на работу, которые их сотрудники предоставляют для заполнения Раздела 2 формы I-9. Это положение применяется только к работодателям и рабочим местам, которые работают удаленно.

Работодатели должны следить за веб-сайтами DHS и ICE, чтобы получать дополнительную информацию о том, когда будет прекращено продление срока действия и возобновится нормальная работа.

E-Verify Участники, выбравшие вариант удаленной проверки, должны следовать текущим инструкциям и создавать заявки для своих новых сотрудников в течение трех рабочих дней с даты приема на работу. Пожалуйста, посетите веб-сайт E-Verify для получения дополнительной информации.

E-Verify продлевает временные рамки для принятия мер по устранению предварительных неподтверждений (TNC) Администрации социального обеспечения (SSA) в связи с закрытием офиса SSA для общественности. E-Verify также продлевает временные рамки для принятия мер по разрешению проблем TNC Министерства внутренней безопасности (DHS) в ограниченных обстоятельствах, когда сотрудник не может решить проблему TNC из-за закрытия государственных или частных офисов.

ВАЖНО: Вы должны как можно скорее уведомить своего сотрудника о его результатах TNC. После того, как ваш сотрудник будет уведомлен об их TNC и решит, следует ли принимать меры для разрешения TNC, сотрудник должен подтвердить решение в Уведомлении о дальнейших действиях, а работодатель должен уведомить E-Verify о решении своего сотрудника. Сотрудники, решившие принять меры для решения проблемы TNC, направляются в SSA и / или DHS. Работодатели не могут предпринимать какие-либо неблагоприятные действия против сотрудника, потому что дело E-Verify находится в статусе промежуточного дела, в том числе пока дело сотрудника находится в статусе расширенного промежуточного дела.

Новые временные политики

Мы внедрили следующие политики, чтобы минимизировать нагрузку как на работодателей, так и на сотрудников:

• Работодатели по-прежнему обязаны создавать заявки для своих новых сотрудников в течение трех рабочих дней с даты приема на работу.
• Работодатели должны использовать дату приема на работу из формы I-9 сотрудника при создании заявки E-Verify. Если создание дела задерживается из-за мер предосторожности в связи с COVID-19, выберите «Другое» из раскрывающегося списка и введите «COVID-19» в качестве конкретной причины.
• Работодатели не имеют права предпринимать какие-либо неблагоприятные действия против сотрудника, поскольку дело E-Verify находится в статусе промежуточного дела, в том числе пока дело сотрудника находится в статусе расширенного промежуточного дела.

Поддержка клиентов и доступ к аккаунту

Представители Контакт-центра E-Verify все еще доступны. Работодатели по-прежнему смогут получить доступ к своим счетам E-Verify и:

• Зарегистрироваться в системе E-Verify;
• Создание обращений E-Verify;
• Добавить, удалить или изменить любую учетную запись пользователя;
• Сброс паролей;
• Редактировать информацию о компании;
• Удалить учетные записи; и
• Создавать отчеты или просматривать любую информацию об учетной записи или деле.

Ресурсы

Пожалуйста, посетите нашу страницу ресурсов, чтобы узнать больше. Прочтите руководство пользователя E-Verify для получения дополнительной информации о статусах промежуточных дел.

Чтобы получить информацию о рабочем состоянии Администрации социального обеспечения, посетите ssa.gov/coronavirus.

Не забудьте проверять обновления. Мы приносим свои извинения за доставленные неудобства.

Смотрите также

• 
  Какой критерий лежит в основе выделения молодежи как социальной группы
• 
  Может ли рассосаться гематома при беременности без выделений
• 
  Выделения у женщин в виде соплей без запаха
• 
  Неприятный запах в интимном месте без выделений лечение
• 
  Какие выделения и сколько идут после кесарева сечения
• 
  Кровавые выделения при беременности
• 
  Кровянистые выделения при кормлении ребенка 3 месяца
• 
  Выделения коричневого цвета с неприятным запахом после родов
• 
  Выделения как белая пленка
• 
  Выделение алкоголя из организма
• 
  Вместо месячных немного коричневых выделений